Как организовать офисный переезд?
Переезжать настоящее испытание! Особенно если это не твоя квартира, а целый офис с кучей техники, мебели и нервных сотрудников. Я знаю это не понаслышке — в студенчестве подрабатывал грузчиком и видел, как компании теряют документы, ломают серверы и забывают важные договора на дне неподписанных коробок. Сегодня расскажу, как организовать переезд офиса быстро и без лишних трат.
Если моих советов будет недостаточно гляньте сюда: Как правильно организовать офисный переезд?
✔ План — прежде всего
Нельзя просто взять и переехать. Без плана — хаос.
Пример: в 2022 году одна IT-компания из Москвы решила переехать за выходные. Не рассчитали время — в понедельник сотрудники сидели на коробках без интернета. Переезд растянулся до четверга. Только в пятницу фирма смогла заработать по-настоящему. Примерные убытки: 1 млн рублей за простой. Зато «сэкономили» на переезде 50 тысяч, наняв только машины и заставив сотрудников грузить, таскать и раставлять всё самостоятельно. Если у вас большой офис лучше : заказать офисный переезд с грузчиками
Что делать:
Зафиксируйте дату переезда (лучше пятница-выходные, чтобы успеть настроить технику).
Составьте список всего, что нужно перевезти (столы, компьютеры, архивы, растения).
Нарисуйте схему нового офиса — где что будет стоять.
✔ Кто за что отвечает
Один человек не справится. Нужна команда:
Логист — следит за грузчиками, маршрутом.
IT-специалист — отключает и подключает технику.
Администратор — контролирует документы.
В Питере одна фирма назначила ответственным бухгалтера. Результат: потеряли договоры с клиентами. Пришлось восстанавливать — потратили 100 тыс. рублей.
✔ Упаковка: как не сломать дорогой сервер
Главная ошибка — кидать всё в коробки как попало.
Лайфхаки:
Технику — оборачиваем пузырчатой плёнкой, провода подписываем.
Мебель — разбираем, винты складываем в пакетики с надписями.
Документы — только твердая тара, никаких пакетов!
Проверено: если маркировать коробки цветными стикерами, разгрузка пройдет в 2 раза быстрее.
✔ IT: как не остаться без связи
Без интернета офис — мертв.
Что проверить:
✔ Перенести домен и почту (лучше за 3 дня до переезда).
✔ Заранее подключить интернет в новом помещении.
✔ Сделать бэкап всех данных.
Один стартап забыл про резервные копии. В итоге потеряли базу клиентов — восстанавливали месяц. И востановили не полностью.
✔ Люди — главное
Сотрудники не грузчики. Их задача — работать, а не таскать столы.
Как помочь команде:
Предупредить за месяц.
Выдать четкие инструкции: кто что собирает.
В день переезда заказать пиццу и кофе.
В моей практике компании, которые кормили команду, переезжали на 30% быстрее.
✔ Выбор перевозчика
Дешевые грузчики=битая техника и пропавшие коробки.
На что смотреть:
✔ Опыт в офисных переездах (не квартирных!).
✔ Страховка груза.
✔ Отзывы (ищите реальные, не с сайта компании).
В Питере хорошие фирмы берут от 3000 руб./час за машину + 2 грузчиков.
Вот рейтинг лучших фирм для офисного переезда в Санкт-Петербурге: https://dzen.ru/a/ZvpHcZNR8j5kbPyb
✔ День Х: как не сойти с ума
В старом офисе — один человек проверяет, чтобы ничего не забыли.
В новом — второй встречает грузовики и указывает, куда ставить вещи.
Первым делом подключаем интернет и телефоны.
После переезда
Соберите обратную связь от сотрудников.
Проверьте, всё ли работает.
Устройте небольшой праздник — это снимет стресс.
Вывод
Хороший переезд — тот, которого никто не заметил. Ни клиенты, ни сотрудники.
Если не хотите возиться сами, ищите компанию «под ключ». Да, дороже, но сбережете нервы и деньги.
Когда-то я грузил офисные коробки в дождь на Разъезжей улице. Сейчас советую, как делать это правильно. Прогресс!